Ce qu'Internalz fait de vos données

Les quatre sociétés qui exploitent les magasins Weldom de Hésingue, Mulhouse, Sierentz et Waldighoffen. Chacune emploie le personnel de son magasin. Elles utilisent ensemble le même outil, avec une même direction du personnel : elles sont donc responsables ensemble de vos données, et se répartissent les rôles ainsi :

• la direction du personnel reçoit vos demandes et y répond pour les quatre sociétés, et décide qui a accès à quoi ;
• les quatre sociétés décident ensemble de ce que l'outil contient et de la durée de conservation de vos données ;
• la société qui vous emploie reste responsable envers vous : vous pouvez aussi vous adresser directement à elle ;
• en cas d'incident sur vos données, la direction du personnel prévient la CNIL, et vous êtes prévenu si le risque pour vous est élevé.

L'outil est hébergé et entretenu par un prestataire, Internalz, qui agit uniquement sur les instructions des sociétés et ne fait aucun autre usage de vos données.

Pour toute question ou demande : alizee.baeumlin@weldom.fr, responsable des ressources humaines.

Votre dossier : identité, coordonnées, contact d'urgence, poste, magasin, contrats, diplôme, tailles de tenue. Il sert à tenir le registre du personnel, à exécuter votre contrat de travail et à préparer votre paie.

Les données plus sensibles : votre numéro de sécurité sociale et votre situation familiale avec vos enfants à charge, pour la paie et les déclarations sociales ; pour les salariés étrangers, les titres de séjour et de travail, que l'employeur est tenu de vérifier. Si vous choisissez de la déclarer, votre reconnaissance de travailleur handicapé (RQTH) : seulement ses dates, jamais la nature du handicap, pour que l'employeur remplisse son obligation d'emploi et aménage votre poste si besoin.

Vos pièces : contrat signé, RIB, attestation de droits, pièce d'identité, titre de séjour, diplômes et certifications, contrat de mutuelle, documents de la visite médicale, justificatifs d'absence. Ce sont les justificatifs de votre dossier.

Votre planning, vos absences et vos heures : vos horaires par semaine, vos demandes d'absence et les décisions prises, et les semaines que vous signez. Ils servent à organiser le magasin et à décompter le temps de travail, comme la loi l'exige. Une absence pour maladie est enregistrée comme telle ; aucun détail médical n'est demandé.

Vos notes de frais et vos bulletins de paie : les frais que vous avancez et leurs justificatifs, pour vous rembourser et tenir la comptabilité ; le double de vos bulletins, que l'employeur doit conserver. Votre bulletin vous reste remis sur papier.

Votre parcours dans l'entreprise : vos formations et certifications, votre parcours d'intégration et ses points d'étape, vos entretiens de développement et leurs objectifs. Ils servent à suivre votre formation et votre évolution.

Votre photo, si vous le souhaitez : elle est facultative, vous la déposez et la retirez vous-même à tout moment, et la refuser n'a aucune conséquence.

Votre compte : l'adresse email avec laquelle vous vous connectez, votre rôle, et la date de votre dernière activité. Internalz ne détient aucun mot de passe : à chaque connexion, un code à usage unique vous est envoyé à cette adresse, et c'est lui qui vous ouvre l'outil. Un journal note qui a consulté quelle pièce, et quand : chaque accès à vos documents laisse une trace que personne ne peut effacer ni falsifier.

Ce qui est obligatoire, et ce qui ne l'est pas. Les informations de votre dossier sont nécessaires à votre contrat et aux obligations de votre employeur : sans elles, il ne peut ni vous déclarer ni vous payer. La photo et la RQTH sont facultatives, et ne pas les donner n'a aucune conséquence.

La responsable des ressources humaines et l'administrateur de l'outil voient l'ensemble, et sont les seuls à pouvoir ouvrir vos pièces et vos bulletins. Les données plus sensibles — numéro de sécurité sociale, situation familiale et enfants, titres de séjour, RQTH — ne sont visibles que d'eux et de vous.

Votre responsable de magasin voit ce qui sert à organiser le travail : votre fiche sans ces données sensibles, votre planning et vos absences, qu'il gère, les semaines que vous signez, vos notes de frais sans pouvoir les valider, vos formations, votre parcours d'intégration et vos entretiens. Il ne voit aucune de vos pièces. Le directeur général voit les fiches de tous les magasins, dans les mêmes limites. Si un collègue vous accompagne comme référent pendant votre intégration, il voit votre parcours.

Vous voyez votre propre dossier, vos pièces, vos bulletins, votre planning, vos absences, vos heures, vos notes de frais et votre parcours.

En cas de besoin d'assistance, l'administrateur peut voir l'outil tel que vous le voyez. Chaque fois, c'est enregistré, avec le motif, et limité à une heure.

Votre dossier, vos pièces, votre planning et vos absences sont conservés pendant votre présence dans l'entreprise, puis cinq ans après votre départ, durée du registre du personnel et des recours liés au contrat de travail. Vos notes de frais sont gardées dix ans, comme toute pièce comptable. Le double de vos bulletins est gardé au moins cinq ans, comme la loi l'impose. Passé ces délais, tout est effacé automatiquement, sans intervention de personne.

Le journal des consultations est effacé au bout d'un an, les notifications au bout de trois mois. Une pièce refusée est détruite immédiatement. Une donnée effacée disparaît aussi des sauvegardes sous cinq semaines au plus.

En France et en Union européenne, chez trois hébergeurs : la base de données à Paris, les fichiers à Paris avec une copie de secours à Strasbourg, et l'application elle-même à Paris. Les codes de connexion partent d'un service d'envoi d'emails français. Le suivi des pannes est assuré depuis Francfort, sans qu'aucune donnée personnelle n'y soit envoyée. Rien ne quitte l'Union européenne, et rien n'est vendu, partagé ni utilisé pour de la publicité.

Vous pouvez consulter votre dossier à tout moment dans l'outil, et télécharger votre fiche depuis votre profil. Vous pouvez aussi demander :

• une copie de toutes les données qui vous concernent ;
• la correction d'une information inexacte ;
• l'effacement d'une donnée que l'entreprise n'est pas tenue de conserver ;
• la limitation d'un usage, ou vous y opposer, quand la loi le permet.

Adressez-vous à la responsable des ressources humaines, ou à la société qui vous emploie. La réponse vous parvient sous un mois ; ce délai peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe, et vous en êtes alors prévenu.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

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